受付ナビ 大会向け 受付管理システム

大会向け 受付管理システム

速さも、確かさも、
大会に合わせて。

会場に着く前に済ませる事前受付。
来場時に確認する会場受付。
受付状況を本部で共有するリアルタイム管理。
受付ナビは、参加者・受付スタッフ・運営本部を
一つの流れでつなぎます。

メールで相談する

  • 参加者は
    専用アプリ不要
  • PDF・紙の
    参加券に対応
  • 参加券忘れ
    対応
  • リアルタイム
    集計
受付ナビのダッシュボードを表示したタブレット 受付ナビの受付画面を表示したスマートフォン

課題提起

受付は、
QRを読むだけでは
終わりません。

参加券をどう届けるか。会場前の列をどう減らすか。参加券を忘れた方へどう対応するか。複数会場や参加者区分をどう間違えずに案内するか。
そして、今どれだけ受付が進んでいるかを本部がどう把握するか。受付ナビは、受付当日だけでなく、その前後を含めて一つにつなぎます。

  • 01会場前の列が集中する

    紙とスマートフォンが混在する

  • 02参加券忘れ対応で列が止まる

    複数会場・区分の案内を間違えやすい

  • 03本部から進捗が見えない

    端末・スタッフ教育の準備が必要

役割

参加者も、スタッフも、
運営本部も、迷わない。

  • 参加者 自分に合った方法で受付し、
    色と文字で案内先を確認できます。
  • 受付スタッフ シンプルな画面で連続スキャン。
    参加券忘れも名簿から対応できます。
  • 運営本部 分科会・都道府県・受付方法などの
    進捗をリアルタイムに確認できます。

選べる受付

大会に合わせて
選べる受付

  • 1事前受付

    会場に着く前に、受付手続きを完了。

    スマートフォンに表示したQR参加券 受付完了後のデジタル参加証

    • 専用アプリ不要
    • 会場入口では画面を見せるだけ
  • 2会場受付

    紙もPDFも、会場で連続スキャン。

    スキャン待機中の画面 読み取り成功時の画面

    • 来場時点で受付記録
    • 事前受付との併用が可能
  • 3参加券忘れ

    名簿検索から、再取得まで。

    参加者名簿の検索画面 参加券を再取得するためのQRコード

    • 氏名・学校名から検索
    • 紙の再発行を減らせます

区分色

色で素早く、
文字で確実に。

受付完了後のデジタル参加証は、分科会・会場・一般参加者・被表彰者などに応じて、背景色と表示内容を切り替えます。
色だけに頼らず、会場名・分科会名・区分を文字でも表示します。

  • 第1分科会
  • 第2分科会
  • 第3分科会
  • 第4分科会
  • 第5分科会
  • 一般参加者
  • 被表彰者
  • 第1分科会のデジタル参加証
  • 一般参加者のデジタル参加証
  • 被表彰者のデジタル参加証

入口スタッフは画面を見て、案内先を素早く判断できます。

配信

参加券を、
発行して
終わりにしない。

参加者ごとのQR参加券を発行し、
ダウンロードURLをメールで一括配信できます。
対象件数、送信進捗、送信エラーを確認しながら
配信できます。

※参加者本人のメールアドレスを含む名簿データが必要です。
※PDFを直接添付するのではなく、参加券ダウンロードURLを案内します。

QR参加券のPDF
  • QR参加券PDFの発行
  • 参加券ダウンロードURLの一括配信
  • 件名・本文テンプレート
  • 対象件数・進捗表示
  • 送信エラー一覧

参加券忘れ

参加券を忘れても、
受付を止めない。

氏名・学校名・都道府県などから参加者を検索できます。
本人のデジタル参加券を再取得するためのQRを表示し、
スマートフォンへ保存してもらえます。
スマートフォンを利用できない場合は、名簿から手動受付できます。

参加者名簿の検索画面

氏名・学校名・都道府県などで名簿を絞り込みます

参加券を再取得するためのQRコード
その方の参加券を再取得するQRを表示します
受付完了ダイアログ
  1. 1 本人を検索
  2. 2 参加券再取得用の
    QRを表示
  3. 3 スマートフォンへ
    PDFを保存
  4. 4 保存した参加券で
    受付

紙の再発行を減らし、2日間開催でも同じ参加券を利用できます。
※プリンターのある会場では、券面をその場で表示して印刷することもできます。

スキャン

読み取ったら、
自動で次へ。

受付ナビのスキャン画面を開いたまま、
参加券を連続して読み取れます。
受付結果には氏名や参加者区分が表示され、
一定時間後に自動で次の読取り状態へ戻ります。

  • 紙・PDFの参加券に対応
  • リアカメラ/フロントカメラ対応
  • スマートフォン・タブレットで利用可能
スキャン待機中の画面
読み取り成功時の画面
受付完了の表示(拡大)
受付結果には氏名と参加者区分が表示され、一定時間後に自動で次の読取りへ戻ります

ダッシュボード

受付の進み具合を、
リアルタイムに。

受付が成立すると、受付状況がダッシュボードへ反映されます。
全体の進捗、受付方法別、都道府県別×分科会・会場別、
被表彰者の状況などを確認できます。

  • 全体の受付進捗
  • 受付方法別の内訳
  • 表彰区分別の受付状況
  • 都道府県×分科会の状況

本部が全体を見ながら、受付端末やスタッフの配置変更を判断できます。
※表示されるのは受付状況であり、実際の来場人数と必ずしも一致しません。

受付状況ダッシュボード

受付状況ダッシュボード(全体)

都道府県別・分科会別の受付数(拡大)
都道府県ごとに、分科会別の受付数を一覧できます
分科会別の受付数と合計(拡大)
右端は合計。横スクロールで全分科会を確認できます
スマートフォンで見た受付状況

大会前から大会後までの機能

  1. 01参加者名簿
  2. 02QR参加券
  3. 03URL配信
  4. 04受付
  5. 05集計
  6. 06データ出力

端末・オプション

端末は、貸出でも、
お手持ちでも。

対応端末

参加者は専用アプリをインストールせず、
スマートフォンのブラウザから利用できます。
受付側・運営本部は、スマートフォン、タブレットを利用できます。

  • 参加者:
    スマートフォン
    (ブラウザ)

    専用アプリ不要

  • 受付側・運営本部:
    スマートフォン/
    タブレット

    設定済みiPad貸出も対応

システム単体から、当日の運営支援まで。

必要な支援だけを組み合わせて、個別にお見積りします。

  • 個別見積り

    iPad貸出

  • 個別見積り

    大会別受付運用設計・
    マニュアル制作

  • 個別見積り

    リーダー・スタッフ説明

  • 個別見積り

    当日現地サポート

  • 個別見積り

    大会後集計・
    報告資料作成

  • 個別見積り

    リマインド配信

    参加券未取得の方へ再案内メールを配信

導入の流れ

受付方法の検討から、
当日まで。

まだ運用が決まっていない段階でもご相談いただけます。

  1. 1ヒアリング
  2. 2受付方式
  3. 3データ・参加券
  4. 4端末・運用
  5. 5大会当日
  6. 6大会後

FAQ

よくある質問

ありません。スマートフォンの標準ブラウザから事前受付し、受付完了後のデジタル参加証を表示します。

対応できます。紙でもPDFでも、会場では同じスキャン画面から連続して読み取れます。参加券はPDFで発行できるため、印刷してお持ちいただく運用も可能です。

必須ではありません。受付側・運営本部は、お手持ちのスマートフォンやタブレットのブラウザから利用できます。台数が足りない場合は、設定済みiPadの貸出にも対応します(オプション・個別見積り)。

氏名・学校名・都道府県などから名簿を検索し、その方のデジタル参加券を再取得するためのQRを表示します。スマートフォンへ保存していただければ、そのまま受付できます。スマートフォンを利用できない場合は、名簿から手動で受付できます。

大会の規模と、必要な支援の範囲によって異なります。システム単体でのご利用から、当日の現地サポートまで、必要な項目だけを組み合わせて個別にお見積りします。まずは大会規模と、受付で実現したいことをお聞かせください。

お気軽に
ご相談ください!

お問い合わせ

大会規模と、
受付で実現したいことを
お聞かせください。

混雑を減らしたい。来場時の確認を重視したい。
複数会場を迷わず案内したい。受付端末や当日の支援も相談したい。
現在の課題を伺い、適した受付方法をご提案します。

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  • クラウド提供
  • 暗号化通信
  • 受付端末認証
  • 参加者は専用アプリ不要